#ВоФокус со Александар Зорбовски – Менаџер за безбедност и квалитет

#ВоФокус со Александар Зорбовски – Менаџер за безбедност и квалитет

1. Одговорноста за сопствените документи и информации е суштинска за секоја организација. Но кога Вашата организација е таа која што е одговорна за документите и информациите на други организации тоа е сосема друга одговорност. Како се носите со таа одговорност?

Убаво кажано. Нашата перспектива за безбедноста е комплетно различна од перспективата на имателот на документите. За да ви ја доближам таа перспектива ќе употребам пример од секојдневниот живот, кој ние во Инбох често го користиме: “Кога сами си го чувате детето можете да одлучите да правите 5 работи истовремено. Кога ќе го доверите детето на друг да го чува, тогаш очекувате дека тој нема да прави ништо друго, туку фокусирано и со најголемо внимание ќе се грижи за вашето дете.

Следењето на пропишаните правилници и процедури е обврска за сите, односно “Безбедноста не е предмет на компромис

Поаѓајќи од оваа аналогија, од моментот на превземање на документацијата, зачувувањето на нејзиниот интегритет, станува наша единствена одговорност. Ние едноставно немаме никаква друга работа освен 100% фокусирано да се бавиме со чувањето и заштитата на Физичката и Електронската документација која ни е доверена на чување. Посветуваме посебно внимание на секој чекор кој се превзема, зад целата безбедност стои голем систем, кој постојано е предмет на подобрување и одржување. Секој клиент е со посебна важност но и со посебен ризик фактор и согласно скалилото на ризикот такви против мерки се превземаат и применуваат, некогаш тоа значи техничко-технолошки предизивици, некогаш подобрување на некоја процедура или правилник.

Не би се изразил дека ние само се носиме со одговорноста за документацијата од иматели кои ни ја довериле. Многу повеќе, таа одговорност е наша примарна дејност. Создаваме сигурност и безбедност кои ги одржуваме преку ефикасни и корисни мерки, изразени преку интеракции на дневна основа, месечни и годишни обуки за свесност за безбедност, тоа е материја која си бара посветеност, знаење и умеење. Кога ќе се спомне безбедност поширокото мнение е дека со поставување на камери, аларм или обезбедување- работата е завршена. Напротив, никогаш не е така. Да, системите за обезбедување се основата, но човечкиот фактор или вработените се тие кои исто така котираат високо како ризик фактор. Ние, при самото вработување, вршиме “screening” на вработените со мислење од официјалните државни органи и одредуваме профил на секој вработен.Потоа, како што веќе спомнав, константни обуки, кои, потенцирам, претставуваат најважната компонента. Обучувањето на персоналот, обезбедува конзистентност во успешно оперирање на секој процес, не само успешност во финалниот резултат.

“Управувањето со безбедноста како крајна цел има - да обезбеди политика за управување со ресурси и да создаде свесност која бара крајните клиенти(stakeholders) да ги почитуваат специфичните критериуми како би се загарантирале физичката егзистенција и интегритетот на документацијата, нејзина заштита од оштетување или уништување и заштита од злоупотреба на информациите односно неовластен пристап до документи.„

Нашиот единствен фокус кон заштита на документацијата на имателите, води кон специјализација и експертиза која многукратно ги надминува нивоата кои еден клиент сам за себе може да ги постигне, бидејќи во своето работење тој никогаш не посветува 100% внимание само на една организациска функција.

2. “Има една англиска изрека која вика “The proof is in the pudding” што значи дека може да оценуваш дури откако ќе искусиш нешто. Аналогно на ова, кога станува збор за деловните објекти на Инбох, дали би можеле да кажеме дека “The proof is in the building”? Што е тоа што го одвојува Инбох како документарен центар да биде “best in class”?

Одржувањето на објектите е од клучно значење,поучени од “broken window theory” сè во секое време е потребно да функционира и да оддава визуелно среден објект за кој се грижи некој. Какво е мислењето кое ќе се добие во општите простории во една организација, тоа е чуството кое ќе ве следи и во професионалните простории. Инбох е поделен по организациони единици кои зависно функционираат обезбедувајќи клиентско задоволство, кое е предмет на мерење. Процесните мерења, пак ни потврдуваат и не оценуваат каде точно во моментот се наоѓаме, според тие мерења не оценуваат и високо професионални и детално ориентирани организации, како што е ИСО. Ние како организација сме сертифицирани според ISO 27001 и 9001, тоа е еден од доказите дека ги задоволуваме критериумите поставени од оваа организација, но најдраги ни се сертификатите од нашите клиенти, кои официјално не одобруваат за нивни добавувачи. Интернационалите компании во Македонија, го подигнаа стандардот за работење, ние го следиме и не се задоволуваме со ништо помалку од тоа, законските регулативи ни се основната појдовна точка. Разбирливо дека неможам конкретно да ви ги опишам системите кои се применети ви ИНБОХ, но можам генерално да ги набројам. Во заштита на интегритетот на документите потребно е да се постават и секојдневно применуваат Стандарди за локација, стандарди за градење и изолација, стандарди за периметарска заштита, стандарди за статика на објекти и сталажен систем, стандарди за пристап, влез и излез во случаи на елементарни непогоди, воени и вонредни состојби, стандарди за заштита од вандализам, провала и кражба. Да потенцирам, квалитетот за нас е како не доживуваат нашите клиенти, како што рекол Peter Drucker – “Quality in a product or service is not what the supplier puts in. It is what the customer gets out and is willing to pay for.

” Ние сме оценети од нашите клиенти и тоа е она на што работиме да го задржиме – довербата.

3. Како знаете дека вашите стандарди се добри / лоши. Согласно кои стандарди работи Инбох?

Секоја поставена политика за управување според интернационален терк и станарди од законодавството на Република Македонија, ние како документарен центар - овластен субјект да чува и заштитува документи во име и за сметка на трети лица, мора да ги исполнуваме. Тие стандарди кои се пропишани во “Упатството за постапување со документарен и архивски материјал во делот заштита на материјалот„ и “Правилникот за организационо – техничките и кадровските мерки за ставање во употреба на Документарен центар„, понатаму имплементирање на светските стандарди за управување и безбедност, претставуваат појдовна точка, односно минимум врз кој се градиме. Но да одговорам на вашето прашање,

ние функционалноста ја мериме, односно таа зависи од задоволството на клиентите, нашите вработени и остварувањето на целите во компанијата

тој сооднос ни е многу битен показател каде се наоѓаме во тој координатен систем и кои се дејствијата кој треба да ги преземеме како стратегиско планирање за да останеме на врвот.

4. ДАЛИ ИМАТЕ КЛИЕНТИ КОИ чувањето на нивните најважни , витални и критчни информации го имаат Доверено во ИНБОХ. И зошто некој воопшто би ги дал овие информации ако се навистина важни во секојдневното работење или критични за нивниот бизнис модел.

Прво, да се согласиме дека Здравјето е најважно, витално и од критично значење за секој човек! Потоа, да провериме до кога луѓето сами се грижат за своето здравје? Се додека не е загрозено. Но од моментот кога ќе биде загрозено во било каков вид или форма тие ја отстапуваат грижата за своето најважно, витално, критично здравје на ПРОФЕСИОНАЛЦИ! Јас не сум слушнал дека некој кога мисли дека ќе добие инфаркт, зема нож и сам си прави бај-пас.

Одговорот на вашето прашање е позитивен. Да многу важни организации и познати брендови имаат целосна доверба во нашата професионалност и 100% го отстапуваат управувањето со документи на ИНБОХ.

По истата логика и деталите што ви ги опишав во првото прашање, еднакво е неразумно ако некои документи и информации се важни, витални или критични наместо да бидат отстапени на Професионалци кои имаат средства, технологија, системи и 100% фокус на заштитата, да бидат оставени “тука при-рака“ без разумна анализа и свест за недостатокот на знаење,системи и фокус за заштита на истите.

5. Кои се вашите лични искуства и предизвици од работењето во Инбох?

Работењето во компанија која има движечка сила и мотивација за нови иновации во бизнисот самото по себе носи предизвици кои сакам да ги искусам. За мене Инбох е токму тоа,не застанува да се движи и со себе носи голема енергија која се чуствува, додава вредност.

Интегрирање на безбедноста во оперативните процеси која од една страна потребно е да биде флексибилна, а од друга страна да ја одржува довербата е голем предизвик-секојдневно, тука нема застанување, нема викенд или празник.

Секој успех има и падови, но не е битно колку пати си паднал, туку колку пати ќе станеш и како ќе продолжиш напред. Инбох (и јас) не застануваме, продолжуваме напред и кога ќе ја постигнеме целта и ни се чини дека сме готови, веќе имаме нова цел, нов мотив, предводени од голема желба за успех, голем, препознаен и потврден потенцијал на бренд кој не води само напред.

Инбох, ги поврзува најголемите и најмалите бизниси во земјата, партнерите и компетиторите, затоа е единствен, поради едноставноста за соработка и предизвикувачки за работа и создавање.

Секој ден е различен, но на крајот од денот сите се чуствуваме безбедни. А чувството на безбедност кој го носи секој клиент и секој вработен - е мојата лична мисија во оваа компанија.

СÈ НА СВОЕ МЕСТО

Деловната документација има своја адреса.

© 2011 - 2018 Inbox - archive and data center. Сите права се задржани.
powered by
www.different.com.mk