Услуги

Услуги

Вашата организација, независно голема или мала, има едно заедно нешто со сите останати организации ширум светот. Сите Вие создавате бизнис записи кои што содржат структурни информациски пакети кои рефлектираат различни аспекти од Вашиот бизнис и организациски модел. Збирот на Вашите деловни записи ја претставува Вашата архива, додека процесите на сортирање, структурирање и складирање на Вашите бизнис записи е архивскиот циклус.

Поентата на структурирање на Вашиот процес на архивирање е причината што информациите Вам ќе Ви бидат потребни одново и одново, а со цел да биде ефикасни, критична точка е тие информации да Ви бидат достапни навремено.

Инбох Ви помага да ја менаџирате Вашата архива со ефикасна технологија.

Ви овозможуваме централна точка на комуникација преку нашата Cloud Archive Solution, каде сите Ваши електронски мета-податоци се безбедно зачувани и Вие можете да го пребарувате и побарувате во секое време, од било која локација, било кој авторизиран корисник.

НИЕ ВИ ПОМАГАМЕ ДА ПОСТИГНЕТЕ ЕФИКАСНОСТ ВО МЕНАЏИРАЊЕТО НА ВАШАТА АРХИВА. Откако документите се обележани со баркод налепници и електронскиот регистар е создаден, Вие комуницирате со Вашата архива преку Cloud Archive апликацијата која што Ви е овозможена преку Инбох. Вашата работа се поедноставува единствено на издавање работни налози.

Вашиот ангажман се состои од три чекори: > ПРЕБАРАЈ > НАЈДИ > ИСПРАТИ БАРАЊЕ ЗА ДОСТАВА.

Нашето решение Ви дава целосна контрола врз сите процеси поврзани со архивирањето и менаџирањето на документите од една централна точка. И оваа централна точка е базирана на cloud решение. Вие нема да треба да инвестирате во софтвер, хардвер или да имате дополнителни трошоци за одржување, развој и поддршка.

Ќе ја подобриме безбедноста на Вашата архива и ќе обезбедиме Вашите документи да бидат чувани во целосен интегритет

Низ последната декада, приватноста, заштитата на податоци и новите регулаторни усогласувања, прераснаа во вистинска грижа за сите организации. Секој ден се соочуваме со се повеќе приказни за кражба на идентитети, злоупотреба на медицински досиеа, неуспешни сценарија за справување со катастрофи, како и најактуелно, проток на информации – што создава катастрофални последици за организациите, менаџерите и сопствениците.

За да ги заштитиме клиентите од горенаведените ризици, ние создадовме систематски пристап кон менаџирање на ризици поврзани со сите горенаведени закани. Од таа причина создадовме најстроги стандарди за физичка безбедност и заштита на интегритетот на податоците. Нашата компанија е стандардизирана со Стандардот за менаџирање на квалитет ИСО 9001:2015. Деловните податоци и заштита на информацискиот менаџмент е сертифицирана со стандардот за Безбедност на информации – ИСО 27001. Ги структуриравме нашите објекти, нашите процеси нашиот сигурносен систем за да ги елиминираме сите видови на закани.

НИЕ ЌЕ ВИ ПОМОГНЕМЕ ДА ПОСТИГНЕТЕ ЦЕЛОСНО ЗАКОНСКО УСОГЛАСУВАЊЕ. Ние ќе ги организираме, сортираме и структурираме Вашите архивски знаци согласно Вашиот архивски план и листи во нашата апликација. Вашите документи ќе бидат обележани со баркод налепница и ќе бидат евидентирани во системот заедно со соодветниот опис на записот. Со баркодирање на документите, ние поставуваме инвентарни кодови за сите вашите документи кои овозможуваат следење на движењето и употребата на истите низ целиот нивен законски пропишан рок за чување. Нашиот систем Ви овозможува да креирате архивски правила согласно локалната регулатива за класификација и чување на архивски документи. Сите наши услуги и процеси се усогласени со Упатството за начинот и техниките на постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивско работење( Службен весник на Р.М, бр.99 од 02.07.2014).

Брзо-растечкиот дигитален свет, заедно со присуството на “паметните” уреди налага сите информации да бидат достапни секаде и во секое време. Во денешно време, секоја организација настојува да ги задоволи своите клиенти со доставување информации на рака.

Ако Вашата организација сака да ја унапреди продуктивноста кон крајните корисници, да го оптимизира пребарувањето и побарувањето на информациите, да ја подобри сигурноста и безбедноста на податоците, да води евиденција на движењето на информацијата – тогаш на Вашата организација и е потребно соодветно електронско – архивско решение.

Ние Ви нудиме интегрирано решение за физичка и електронска архива – Кога станува збор за електронско архивирање, ние ја имаме нашата Cloud – архивска апликација – Envision како совршено решение за Вашата организација. Нашето Cloud – архивско решение е интегрирана солуција за Вашите физички и електронски податоци. Независно дали Вашата документација ја чувате во Ваши складишни простории или пак е складирана во документарен центар, користејќи го нашето решение, Вие имате на располагање баркод единици и мета-полиња за индексирање на секоја единици (документ, папка, регистратор, кутија итн.) која што сакате да ја архивирате (регистрирате).

Откако една архивска единица е баркодирана и индексирана, таа станува дел од Вашиот електронски регистар и истата можете да ја повикувате неограничано во различни дигитални формати.

(AFP за принт, PDF/Accessible, PDF/A (Archive), PDF за е-презентација, JPG, TNG инт.) или да ги повикувате физички со креирање на работни налози за физичка испорака на физичкиот документ. Нашето решение за електронско архивирање ги чува виртуелно сите типови на документ и овозможува истите да Ви бидат достапни во секое време, на било која локација со строги сигурносни и безбедносни протоколи и со генерирање лог за секоја активност. Вие самостојно ја креирате листата на авторизирани лица кои ќе пристапуваат до Е-архивата. Нивните привилегии и пристапи се исто така дефинирани согласно Вашите потреби и интерни политики.

Ние ви даваме едноставен пристап – Нашата Cloud Архивска апликација е веб-базирано решение. Не Ви се потребни инсталирања и одржувања на системи кои можат да бидат прескапи. Не Ви е потребна никаква посебна техничка спецификација за да можете да пристапите до нашата апликација. Се што Ви треба е интернет. На тој начин ја имате Вашата архива, документи и информации 24/7 каде и да сте.

Ние Ви овозможуваме флексибилност кога е во прашање Вашата електронска архива – Користејќи ги нашите услуги за Дигитализација (повеќе информации), ние можеме да го регистрираме и архивираме секој вид на содржина (хартиен, електронски, медиа) во нашата Cloud – архивска апликација. Документите можат да бидат архивирани во нивниот оригинален формат или во долгорочен презервативен усогласен формат. Вие го одбирате форматот кој што е најупотреблив за Вас. Сите документи кои што се скенирани и регистрирани во нашата апликација се организирани со флексибилен корисничко-дефиниран план за индексирање (креиран во согласност со Вашиот, дозволувајќи лесна навигација и приспособлива класификација на документи (архивски –единици). Секој документ е поврзан со низа од мета-податоци за ефикасно пребарување со клучни зборови.

Ние Ви даваме комплетна контрола – Вие ја генерирате листата на Вашите авторизирани вработени и ги дефинирате нивните привилегии и пристапи.Секој назначен авторизиран контакт добива корисничко име и лозинка за логирање на нашата апликација. Исто така, во секое време можеме да ви доставиме целосен лог од менаџирањето и оперирањето со Вашите документи и информации од страна на Вашите вработени.

Ние Ви овозможуваме контрола на едно од најчесто поставуваните прашања во секоја организација – Кој пристапува до што?

Ние го подобруваме Вашето пребарувачко искуство

– Сите сме искусиле залудно потрошени работни часови за одреден документ/информација. Некогаш, трошиме денови. Бенефитот да се има електронска архива е да не го трошите времето на пребарување, туку да ги добиете посакуваните информации на дланка и да можете непречено да се посветите на Вашата примарна дејност.

Ова е најважниот бенефит кој Ви го нуди нашата Cloud – Архивска апликација. Ние имаме basic (не-дефиниранo) пребарување користејќи само клучни зборови, тагови и индекс параметри. Исто така, нашата апликација Ви нуди Напредно пребарување каде можете да ги филтрирате Вашите резултати и да ги дефинирате полињата за пребауравње. Со овој вид на пребарување низ Вашата архива и Вашите документи , ќе имате резултати за неколку секунди.

Да го надградите Вашиот документ менаџмент систем од “хартиен” во дигитален е потребна технологија. Пред десет години беше нормално да се набави и инсталира DMS (Document Management System) или ECM (Electronic Content Management system) и да се постават нови организациски правила за креирање и споделување на документи и информации. Но има еден проблем. Ваквото софтверско решение бара напредна ИТ инфраструктура која што претставува голем трошок. А тој трошок со време ќе се зголемува. Бидејќи технологиите се менуваат брзо, побарувањата за нови верзии и миграции на технологија се се почести. Но, најкритично е што Вие мора да обезбедите сигурност на Вашите документи и податоци. Ова вклучува и обезбедување на Back UP и точки за враќање на Вашите податоци во случај на загуба или штета.

Тоа што започнало како наивна едноставна инвестиција во DMS или EMS, преку “spillover” ефект ќе премине со огромна инвестиција во инфраструктура, знаење и човечки ресурси за да управуваат со таа инфраструктура.

НИЕ ИМАМЕ ПОДОБАР НАЧИН.

Инбох CLOUD ECM решението, ги презема сите инвестиции и целата одговорност за безбедносно управување со податоци, миграции, backup и ИСПОРАКА НА ФУНКЦИОНАЛНО РЕШЕНИЕ преку CLOUD ECM како наша услуга. Ќе ги добиете најдобрите во својата класа – функционалности и ние ќе се погрижиме за сите софтверски нови верзии, инфраструктури, backup и миграција на технологии. Нашиот дата центар е сертифициран со ISO 27.001 и нашата најважна обврска е да инвестираме во човечки ресурси кои се експерти во Документ менаџмент системи. Ние ќе Ви пружиме Решение, Поддршка и Безбедност. Тоа е се што Ви е потребно.

Документите во една организација се или интерно креирани или доаѓаат по пошта како влезна документација. Како постапувате Вие кога добивате нова пошта?

Во стандарден архивски процес, го отварате Вашиот деловодник, ја заведувате влезната пошта и ја распоредувате до наведените примачи. Најчесто, никој не води евиденција кој што доставува во организацијата. На крајот од денот, влезните документи најчесто се движат насекаде во организацијата и завршуваат во различни канцеларии, кај вработени кои не се авторизирани да ги чуваат или да оперираат со тие документи. Во своето движење, документацијата се губи, се злоупотребува или се краде. Крајната точка е дека Вие немате контрола над овие документи. Но има подобар начин!

Дигитална пошта. Кога имате нов маил/пошта, документот што го содржи, ако не е маркиран за “лична достава” или “строго доверливо”, ќе биде скениран на рецепција и автоматски прикачен во Е-регистарот. Е-регистарот ќе го дистрибуира во електронска форма на маил до крајниот примач, додека оригиналниот документ ќе биде доставен директно до архивата, односно просторот за складирање на документација. Тоа што го правиме, го одделуваме документот како физички медиум од информацијата која што истиот ја содржи. Информацијата се дистрибуира до примачот, но оригиналниот документ нема да се движи низ организацијата. Тоа што Ви го овозможуваме со ова услуга е:

Вие добивате ефикасна дистрибуција на информации и безбедна архива!

  • - Целосна контрола на Вашата влезна пошта/е-маил
  • - Интеграција на Вашата електронска и физичка пошта
  • - Централен депозитар на сите Ваши влезни и излезни документи
  • - Лесен пристап од секоја локација за тековна и мината пошта.

Кога минатото на Вашата организација е преточено на начин кој функционира непречено со сегашноста, Вие сте обезбедиле цврста основа за иднината на Вашата компанија. Да преминете на “дигиталнo” во денешно време, не е само предност. Туку е вистинска потреба. Зачувајте ги Вашите хартиени документи во сигурна и безбедна околина, со тоа што ќе ги оперирате во дигитална форма.

Со дигитализација на Вашите документи, Вие создавате услови за ефикасно работење и подобра иднина на Вашата организација .

Дигитализацијата може да се изврши на два начини:

1. AD-HOC Дигитализација или Дигитализација по барање. Кога Ви е потребен дел од документацијата да Ви биде скениран, Вие се повикувате на AD-HOC дигитализација. Како пример, ние можеме за Вас, да ги дигитализираме Вашите финансиски записи од одреден период кои биле побарани од Внатрешна ревизија во Вашата организација или досиеата на вработени во производствниот сектор за потребите на службата за човечки ресурси. Вие одбирате кои документи Ви се потребни за секојдневно оперирање и Ви е од голема полза да Ви бидат достапни на дофат на рака. Воедно, Вие го одбирате најпогодниот формат на дигиталните копии за да можете да оперирате со Вашите документи без никакви пречки.
2. Програмска (системска) Дигитализација. Со овој тип на дигитализација, документите се скенирани во целост со пре-дефиниран план. На пример, ние можеме да ги скенираме Вашите кориснички договори на месечна основа. Или, можеме да ги скенираме сите Ваши влезни фактури на неделно ниво. На овој начин, овозможувате Вашите вработени да дејствуваат со највисока ефикасност, затоа што им овозможувате нивната активна документација да им биде достапна со еден клик.

Дигитализацијата го чува безбеден оригиналниот документ. Бидејќи 95% од времето, на Вас Ви е потребна само информацијата, но не и самиот физички документ, со обезбедувањето на дигитална копија, Вие го зачувувате оригиналот безбеден. Во секое време, хартиените документи се губат од страна на вработени, се оштетуваат, дури и се крадат. Со користењето на електронска копија од документот, оригиналот е сигурен и безбеден во соодветен складишен простор.

Дигитализацијата Ви штеди време. Кога веќе документот е дигитализиран, Вие имате се што Ви треба на Вашето работно биро, на Вашиот состанок или кога сте на интернационална конференција. Немате потреба да губите скапоцени работни часови за да најдете една единствена информација. Сите вработени во Вашата организација се фокусираат на главната дејност и продуктивноста расте.

Ние Ви овозможуваме најдобро познавање за услугите на дигитализација. Нашите експерти ќе ја анализираат Вашата документација и ќе Ви достават План за дигитализација. Истиот ќе содржи предлози за најпогодно процесирање на слики, тагирање (заведување) на индекси и најсоодветен излезен формат на дигиталната копија. Ние креираме кратка демо-презентација на Вашата документација за дигитализирање, за да можете да ги искусите бенефитите на услугата преку нашата апликација.

Ние можеме да ги дигитализираме СИТЕ Ваши записи/документи.

Без разлика на големината на документот, ние можеме да му создадеме дигитална копија. Од А0 до А8, стандардни и нестандардни хартиени формати, медиа (микрофилм, микрофиш), 2Д или 3Д мапи и уметнички цртежи, ренген снимки, итн, ние сме опремени да можеме да искенираме се што Вие имате/поседувате како запис или документ. Ја имаме најдобрата хардверска и софтверска технологија за да можеме да одговориме и на најтешките предизвици кога станува збор за дигитализација.

ОЦР (Optical character recognition / Оптичко препознавање на знаци), преставува механичка или електронска конверзија на слики кои содржат електронски, печатен или рачно напишан текст. ОЦР технологијата на глобално ниво, е широко распространет метод за дигитализација на печатени текстови, така што тие можат електронски да се уредуваат, пребаруваат, складираат, да бидат прикажани он-лајн и да се користат во разни други процеси.

Инбох поседува најнова технологија за оптичко препознавање на текст, со која оваа услуга може да се извршува како “ интегриран дел“ од скен операциите кои Инбох ги извршува за своите клиенти, или како Издвоена услуга, која можат да ја користат клиентите кои имаат востановено свој процес на скенирање но сакаат да ја користат целата содржина на документот како пребарувачки индекси.

“Ние имаме решение за додавање вредност на вашиот скен процес, а резултатот од соработката е перфектен документ во кој целата содржина е подобна за пребарување.“

Постапката е сосема едноставна. Кога ке завршите со скенирањето, Вие се авторизирате на ИНБОХ веб сервисот за ОЦР услуги и на нашиот Клауд ОЦР сервис, вршите комплентно препознавање на текст на вашите скенирани документи.

Контактирајте не и информирајте се за оваа можност.

Кога сакате да ги поставите или промените принципите на Канцелариско и Архивско работење но Ви недостигаат соодветни ресурси или практично знаење, Ние ке Ви помогнеме да си ја завршите работата. Инбох ке ви ги постави принципите на модерно канцелариско и архивско работење и ке ви помогне да постигнете ефикасно работење, контрола врз процесите и целосна законска усогласеност со Законите и подзаконските акти.

Ние Ви ги нудиме следните консултантски услуги:

- Изработка на план и листи на архивски знаци. За Вас ќе создадеме три Документи. Основниот План на архивски знаци, соодветна листа на архивски материјал и листа на документарен материјал со рокови на чување. Кога овие важни документи се изработени и имплементирани во вашето работење, Вие имате можност за целосна контрола врз канцелариското и архивското работење.
- Обука за водење на деловодна книга. Без разлика дали имате или немате законска обврска да водите деловодна книга според пропишаните законски правила, Деловодната книга е многу важна алатка за контролата на влезот и излезот на документите од вашата компанија. Таа е потврда и доказ за постоењето или непостоењето на документ кој за Вас има употребна или доказна вредност.
- Планови и Обука за имплементација на Дигитална Писарница. Приемот на дневна пошта и нејзиното разведување до крајниот корисник како и регистрацијата на излезната пошта немора да се извршуваат во Хартиена форма. Модерното канцелариско работење е базирано на електронски системи за прием и разведување на влезна пошта и регистрирање на излезната. До имплементирањето на дигитална писарница, Вие добивате ефикаснот и целосна контрола во работењето.

Нашата е мисија е да го отстапиме нашето знаење и практично искуство во Ваша корист. Инбох ви стои на располагање!

Основната услуга која можете да ја користите од Инбох е физичко архивирање. Под “основна услуга„ се подразбира дека единствена трошковна ставка за Вас е безбедносното чување на Вашата документација. Вие самостојно го доставувате архивскиот материјал во Инбох и самостојно го подигнувате кога Ви е потребен. Обврската тој архивски материјал да биде организиран, класифициран, индексиран, баркодиран и испорачан останува на Ваша страна. Наша обврска е да му доделиме уникатна локација во нашето архивско депо и да ви го предадеме кога би го побарале во нашите клиентски простории. Основната услуга за архивирање е многу погодна за Вас доколку имате пасивна архива, документи од/за ликвидирани компании, односно документација која што законски имате обврска да ја чувате, но од истата немате чести побаруваања.

Основната услуга може да биде надградена во секое време и Инбох би ги презел обврските за баркодирање, организирање и структурирање на Вашиот архивски материјал, ќе Ви овозможи пристап до Cloud Archive Solution и ќе извршува селекција, преземање, испорака или ќе ги спроведува постапките за уништување на документацијата. Сите услуги поврзани со физичкото архивирање се опционални и можат да станат дел од заедничката соработка на Ваше барање во секое време.

Ние имаме три типа на простори за Физичко архивирање:

Стандардно архивирање: Овој вид на архивирање претставува архивирање на стандарди архвски кутии со документација со пропишани периоди на чување. Ваквите архивски кутии се чуваат во главните магацини и се класифицирани како економска класа за архивирање. Стандардните архивски кутии можат да бидат економични или компактни (* хиперлинк продукти портфолио тука), зависно од структурната сила на кутијата и нејзиниот капацитет за складирање (3-4-5 стандардни регистратори или неструктурирана документација). Кутиите можат да бидат преземени и да се чуваат кај нас како отворени кутии или пломбирани кутии. Сите кутии се чуваат на структурни метални полици.

Aрхивирање на досие/папка: Ваквото архивирање подразбира компактно архивирање каде Вашите архивски материјали и документи се архивирани на ниво досие/папка. Овој вид на чување зависи од Вашата практика на управување со архивата и од побарувањата на документацијата. Секоја ставка е означена/баркодирана на ниво папка/досие или дури и означување на ниво на документ. Овој вид на чување на документација секогаш е од отворен тип и од таа причина овие единици за чување се со дополнителни безбедносни мерки на принцип на пристап со персонален клуч.

Безбедносен архивски сеф – со регулирани микроклиматски услови и надградена конструкција и безбедносни мерки (за критични и витални податоци складирани на електронски или магнетни медиуми)

Архивскиот безбедносен сеф е дефиниран објект со зголемена статика, микроклиматска регулација и 3 паралелни нивоа на безбедност. Пристапот до овој објект е биометриски со посебна алармна заштита и 24/7 видео надзор.

Кога Вашите податоци се витални или критични, нашиот безбедносен сеф ви овозможува безгрижност.

Преносот на големи количини на документи од една на друга локација е сериозен логистички и безбедносен предизвик. Пренесувањето на документите од нивната оригинална локација претставува не само предизвик за локацискиот менаџмент, туку во сериозен ризик за злоупотреба, оштетување или уништување на документите за време на транспортот. Заради овие причини, ние имаме развиено високо ефикасни и професионални логистички услуги за да им помогнеме на нашите клиенти да ги пренесат нивните документи надвор од оригиналната локација (off-site) и истите да можат да бидат повикувани назад (on-site), секогаш кога се потребни. Нашите архивски логистички услуги се поделени во два дела:

  • 1. Услуги за преземање
  • 2. Услуги за испорака
    • 1. Испорака на документација
    • 2. Испорака на архивски материјал

Преземањето и испораката на документацијата се извршува со нашите специјализирани возила од и до Вашите деловни простории. Имаме строго дефинирани рути и имплементиран систем од 6 контролни точки од кој во секое време ја знаеме точната локација на документацијата. Нашите возила се обезбедени со ГПС уреди и нивното движење за време транспорт е постојано мониторирано.

ПРЕЗЕМАЊЕ на документација

Ние можеме да ја превземеме Вашата докумeнтација на два начина:

1. Преземање на инцидентно барање – Вие се логирате на Вашиот профил на Cloud – Архивската Апликација и креирате работен налог за преземање на документи. Ги наведувате деталите за количина на документација за преземање, достапност, овластено лице за примопредавање на документацијата, адреса. Ние ве известуваме за точното време за преземање. Нашиот тим ќе ги прими Вашите детали и ќе ги следи Вашите преференци.

2. Превземање со пре-дефиниран распоред – Ние можеме да ја преземеме Вашата документација во термини кои се најпогодни за Вас. На пример, можеме да креираме авотматски работни налози за превземање на неделно, месечно, квартално или бил кој распоред кој е потребен за Вас.

ИСПОРАКА на документација

Независно дали документот е активен или пасивен, информацијата која што ја содржи истиот за Вас има вредност и ние имаме создадено систем за да Ви ја испорачаме таа вредност кога и да Ви е потребна. Во многу случаи, можете да ја добиете вредноста од информацијата преку нашиот модел на електронска испорака на содржината од документот (дигитална копија), но има ситуации кога е потребен оригиналниот документ. Кога и да сте во потреба од оригинален документ за Вашите легални спорови, аудит и слично, ние Ви ја доставуваме документацијата веднаш на Ваше барање. Вие се логирате на Вашиот профил од нашата апликација, го лоцирате самостојно документот или регистарот кој што го содржи истиот и креирате работен налог за испорака. Кога станува збор за физичка испорака, имаме два вида:

  • - Стандардна испорака - во рок од 24 часа – го креирате работниот налог денес, ја добивата документацијата утре.
  • - Експресна испорака - во рок од 120 минути.

Бидејќи 95% од случаите кога барате документ, Вие барате информација, а не самиот документ, ние можеме да ви обезбедиме скенирана копија во рок од само 30 минути.

Процесот е сличен. Се логирате на апликацијата, Го лоцирате фолдерот кој што го содржи документот и давате краток опис за документот кој што Ви е потребен (пр. Број на документ, наслов, дата). Создавате работен налог со селектирање на услугата “Скенирај по потреба„ од менито со услуги. Ние ќе Ви испратиме нотификација и конфирмација за генерираниот работен налог. Во рок од 30 минути Вие ќе го добиете скениран потребниот документ.

Секое ефективно управување со документи бара соодветен архивски план со рокови на чување. Чувањето на документацијата согласно архивските рокови е битно за Вашата организација конкретно за овие три прашања:

1. Дали ги уништувате документите по нивниот изминат законски рок за чување?
2. Ако ги уништувате, дали ги уништувате согласно легислативата?
3. Ако не ги уништувате документите од Вашата организација, како ги чувате?

Архивската технологија од Инбох е најдоброто решение за успешно менаџирање на документи со рокови на чување. Пресметката за истек на законскиот рок ја врши на основ на датумот на затварање на документот и неговиот соодветен архивски знак. На овој начин ќе имате регулирана политика за управување со Вашата архива и јасна слика за активната и пасивната документација во Вашата организација.

Нашата Cloud – Архивска Апликација ви овозможува селекција на комплетната листа на документи со истечени рокови.

Истата можете да ја генерирате годишно, полугодишно или инцидентно. Откако ќе ја проверите листата на документи со истечен рок, Вие самостојно одлучувате кои документи сакате да ги уништите. Ние ќе Ви пружиме професионална поддршка во целиот процес на уништување на документација со изминат рок.

Дигитализација е процес на конверзија на Вашите хартиени документи или медиумски записи во специјален дигитален формат од траен карактер.

1. Дигитализација на стандардни формати на документи

Нашиот скенинг центар е опремен со најновата технлогија на скенери. Се што Ви е потребно од скенирање на документи, дали Ви е потребно да скенирате бизнис картички и технички елаборати со шеми и мапи од А0, А1, А2 – ние ја имаме најдобрата технологија за било кој стандарден формат.

За најчестите формати на документи, А4 и А3, имаме скенери со капацитет на скенирање од 100 страни/200 слики во минута, 600 dpi оптичка и 600 dpi излезна резолуција. Нашите скенери работат на софтвер кој овозможува најквалитетно процесирање на слики и најпогодни излезни

формати. Нашите скенери имаат DUAL LED илуминација, Ултрасонична multi-feed детекција и Интелигентна алатка за заштита на документот при процесирање.

За големите формати, како што се А0,А1, А2 ги поседуваме најбрзите скенери за големи формати на пазарот со напредна CCD технологија и се единствените широкоформатни скенери со способност да процесираат цел спектар 48 битни податоци во боја, обезбедувајќи најверна дигитална копија на оригиналната. Овие скенири имаат оптичка резолуција до 1200 dpi и максимална резолуција од 9600dpi, со што можат да ја продуцираат најквалитетната дигитална копија која што Ви е потребна.

Излезните формати се: TIF, JPG, PDF, PDF/A, JPEG, BMP, итн.

2. Дигитализација на специјални (нестандардни) формати на документи

Сите документи не се на чиста А4/А3 хартија. Голем дел од документарен материјал (особен тој кој што се смета за културно наследство), се наоѓа на нестандардни формати како што се книги, магазини, весници, уметнички слики, рачно пишувани или отчукани ракописи, писма и белешки на ексклузивно тенка хартија, правни документи како нотарски акти, итн. Скенирањето на овие типови на документи бара најдобра хардверска и софтверска технологија и тим од експерти. Ние го имаме ова за Вас.

Кога ќе донесете одлука да ги скенирате Вашите нестандардни документи, ние примарно ќе составиме дигитализациски план за Вас. Во овој план ќе ја пресметаме количината на секој формат, ќе ви дадеме предлог за најповолниот квалитет, најпогодно проццесирање на слика и излезен формат. Одлуката што финално ќе биде најдоброто решение за Вас, е секогаш на Ваша страна.

За Вашите документи од чувствителна природа (лесно оштетливи), документи кои се врзани или прицврстувани, обезбедивме безконтактно скенирање со репродукциско светло, за книги – автоматско позиционирање, скенирање преку стакло, се зависно од потребите и од самите документи. Скенерите коишто ги поседуваме за овој вид на скенирање се за масовни дигитализација и се потпираат на стабилност, продуктивност и високо-квалитетни репродукции.

Погледнете ВИДЕО за бесконтактно-ласерско скенирање на оригинали

3. Дигитализација на микро-филм и микро-фиш

Микро форматите како што се микро-филмот и микро-фишот се употребуваат уште од 19 век за потребите на трансмисија и чување на податоци. Во 1936 година, методот за складирање на информации официјално му припаднал на микро-филмот, особено 35мм микро-филм ролна. Многу организации го користеле овој метод за зачувување на информации низ годините. Проблемот на овој медиум било користењето на тие информации. Податоците на овој медиум се достапни исклучиво со дополнителна направа – оптички читач, со што нивната корисност станала се покомплицирана. Затоа организациите и институциите започнале да бараат решение за да ја вратат употребливоста на зачуваните податоци.

Ние ја имаме технологијата, која може да ја врати достапноста на вака чуваните информации. Поседуваме технологија која што може да конвертира микро-филм ролни или микро-фиш во дигитални копии. Нашиот скенер за конверзија на микро формати има оптичка камера со висока резолуција од 26 мега пиксели која што е најодбрата камера која може да се набави. Скенерот скенира до 10 слики во минута од филмска ролна и 20 слики од микро-фиш користејќи оптички зум од 7-105 пати.

Погледнете ВИДЕО за дигитализација на документи кои се запишани на 16мм Микро филм

4. Дигитализација на рентген снимки, 3Д, 2Д

Ако Вашата организација има транспарентни документарни материјали од секаков вид како рентген снимки, 35мм микрофилм, аспект картички, исцртувачки матрици, сепиа и филм и доколку сакате да ги конвертирате овие материјали во пристапна дигитална слика, ние ја имаме услугата за Вас. Ние имаме скенери кои можат да скенираат транспаретни материјали со помош на додатна единица за позадинско светко. Оваа технологија која што ја поседуваме се смета за два пати побрза од најблиската конкуренција, бидејќи е способна да го искенира целиот формат со 300 dpi во боја за само три секунди. Овој скенер е отпорен на гребаници, не-рефлективно стакло кое што целосно ги опфаќа краевите на скенерот, со што скенирањето на материјалот е со 100 осто заштита.

Погледнете ВИДЕО за X-RAY дигитализација

Нашите скенери имаат револуционарен 3Д скенинг модел, кој што ги опфаќа текстурите на површините толку совршено, што дигиталната копија изгледа реално. Доколку Вашата организација е од медицински, владин, индустриски или графички сектор, оваа услуга е многу апликативна за Вас.

“Скенирањето на документите е само почеток на процесот на дигитализација, во кој најсложените операции се извршуваат после самиот процес на скенирање.“

Кога документите се веќе скенирани, како дигитални копии можат да се користат во две форми - како слики или како текст (содржина). Изведувањето на целосен процес на дигитализација означува не само скенирање за добивање слики, туку и нивно пост-процесирање и уредување, со цел информациите (текстот) да бидат употребени во форма која што е најкорисна за Вас.

Инбох за Вас извршува 3 постапки за обработка на скенираните документи.

1. Перфектна дигитална копија. Инбох поседува технологија наречена Perfect page, со која во самиот процес на скенирање, во соработка со клиентот, земајќи ги предвид неговите потреби, ние поставуваме параметри за квалитетот на сликата (дпи), нејзината боја, автоматско нагодување на големина на сликата, нејзино автоматско ротирање и порамнување (crop & deskew), подобрување на соодносот помеѓу текстот и позадината (foreground boldness and background smoothing) со чија помош создаваме поквалитетна репродуцирана дигитална копија, поквалитетна и од самиот оригинал.
2. Форматирање, основнит формат во кој се добива квалитетна дигитална репродукција e “TIFF file”. Тој основен формат не е документ туку слика. Од тој основен формат според карактеристиките на документот и потребите на клиентот се одредува ИЗЛЕЗНИОТ формат во кој ке се создаде дигиталниот документ - ПДФ, ПДФ/А, ЈПЕГ, ПНГ, РТФ, Searchable PDF и други. Основниот формат се конвертира во излезен формат и се добива основата на документот.
3. Индексирање. Индексирањето е процес со кој во дигитално репродуцираниот документот се вградуваат “мета податоци“ или “пребарувачки индекси“ кои стануваат составен дел од дигиталните карактеристики на документот. ИЗЛЕЗНИОТ формат на добиените податоци исто така се одредува зависно од потребите на клиентот (Searchable PDF, XML, TXT, DAT, RTF..). Преку доделување на индекси, документот станува препознатлив за пребарување и повикување во дигиталното окружување каде што се наога. Индексирањето може да се извршува на 2 начини.
3.1. Како автоматско оптичко препознавање на предефинирани индекси (зонски ОЦР). Оваа постапка е единствено применлива кога постои стандардизиран формат на оригиналниот документ. (формулари, апликации) во кои текстот е напишан со некој познат компјутерски фонт.
3.2. Рачно вградување на индексите во дигиталните карактеристики на документот. Кога документот не е стандардизиран и кога податоците што треба да се вградат како индекси не се напишани со познат комјутерски фонт, тогаш се оди во мануелно вградување на индексите во дигиталните карактеристики на документот.

СÈ НА СВОЕ МЕСТО

Деловната документација има своја адреса.

© 2011 - 2018 Inbox - archive and data center. Сите права се задржани.
powered by
www.different.com.mk