Зборуваме за Архивирањето како процес, кој не е само законска обврска туку и голема деловна одговорност за секоја организација. И кога станува збор за една таква обврска, прашањето денес би било колку една компанија е дел од 
минатото или иднината, при што единствениот одговор е дека минатото секогаш треба да е во функција на иднината. Водени од таа мисла, а се со цел да бидеме целосна поддршка на организациите во делот на архивирањето и управувањето со документи, имплементиравме интегрирано решение за менаџирање на документацијата како при аутсорсирање на архивскиот процес, така и за процесот додека истата се наоѓа на локација кај клиентот и секојдневно се употребува. Со ова решение клиентот сам одлучува што чува кај себе, а што отстапува на чување во Инбох. Повеќе за оваа услуга, #Во Фокус со Александар Кузмановски кој е Тим-лидер за Индексирање и Селекција, како и Проект Менаџер за On-site архивирање.
1. Во последно време, често ги слушаме термините offsite/onsite архивирање. Кое е објаснувањето што е onsite, а што offsite архивирање?
- – Самото име Offsite архивирање укажува на аутсорсирање на процесот со управување на документацијата во една организација во соодветен документарен (архивски) центар, вклучувајќи ги делумно или целосно процесите на заведување, распределба и архивирање на документарен центар.
- – Onsite архивирањето пак представува креирање на архивски систем внатре во самите организации. Ова најчесто е потребно во поголемите организации во кои секојдневно се јавува потребата од пронаоѓањето на голем број документи, особено таканаречената “жива” документација која е скоро креирана и циркулира секојдневно низ безброј канцеларии и минува низ безброј раце без никаков траг и без никаква сигурност додека трае процесот на обработка. Onsite моделот на архивирање се базира на користење на специјализиран софтвер кој овозможува креирање на архива (физичка или електронска) во самата организација, обезбедува “tracking” за тоа каде, кога и кој извршил некаква акција со документот и овозможува “Right in the moment” солуции за менаџирање со документацијата.
Onsite моделот на архивирање се базира на користење на специјализиран софтвер кој овозможува креирање на архива (физичка или електронска) во самата организација,
2. Инбох има скоро 300 клиенти кои offsite архивираат кај вас, како е заинтересираноста за onsite моделот на архивирање?
-
- – Морам да признаам дека интересот за Onsite моделот е се поголем, дури и многу повеќе од тоа што ние претпоставувме
пред да почнеме да го нудиме како услуга. Клиентите секојдневно се сретнуваат со премногу барања за користење на “Жива” документација, односно документација која е скоро креирана и наоѓа примена во секојдневното канцелариско работење. Од проста причина што потребата од овој тип на документација е моментална и времето за нејзиното пронаоѓање е премногу кратко клиентите се одлучуваат на Onsite моделот, да креираат архивски систем на своја локација со што би го заборавиле пребарувањето на илјадници рафтови, плакари и фиоки и “моментот” на каде ми е документот, кој последен работеше со него??? (сите сме биле сведоци во кариерите многу пати на ваква ситуација 🙂 )
- – Морам да признаам дека интересот за Onsite моделот е се поголем, дури и многу повеќе од тоа што ние претпоставувме
– Ова е една од причините за кои се јавува потребата од овој модел на архивирање, меѓутоа и не е единствена. Клиентите се сретнуваат со потребите од ревизорска трага за акциите кои се направени со документот, евиденцијата на доделување на пристап до документацијата (односно кој пред кого одговара), потребите од лесна достапност, зголемена сигурност и безбедност поготово за документи кои се од витална важност за организацијата. Нашата основна цел е филозофијата на нашето целокупно работење во Инбох Сѐ на свое место да ја пренесеме кај нашите клиенти.
Нашата основна цел е филозофијата на нашето целокупно работење во Инбох Сѐ на свое место да ја пренесеме кај нашите клиенти.
3. Кога станува збор за Onsite архивирање, за каква документација најчесто станува збор?
- – Замислете комплексна жива документација како на пример “корисничко досие„ во телеком индустријата или “договор/досие„ за кредитна партија или осигурителна полиса. Сите тие се поврзани со карактеристиката дека се составени од повеќе документи кои во текот на својот животен циклус се менуват или дополнуваат. Ова се комплексни досиеа со голема динаминка на менаџирање во нивната Активна фаза. Бидејќи обемот на барања кон нас кои се случуваат секојдневно е доста голем, дел од нашите клиенти со оваа проблематика се одлучија за користењето на Cloud архивската апликација Envision која ја нудиме како дел од моделот на Onsite архивирање. Ние им понудивме едноставно и брзо решение на нивните секојдневни проблеми. Односно, им понудивме активната фаза на таквите досиеа, да се одвива на нивна локација но да биде управувана со нашата Cloud архивска апликација Envision. Процесот е комплетно реплициран на локација на Клиентот, од евидентирање на адресабилни локации по архивска единица, нивен “real-time tracking”, дефинирање на архивски единици по сродност, кутии, регистратори, досиеа, поединечни документи, сопствено индексирање (заведување) на истите, интерна распределба со евидентиран лог за секоја акција, до финално затварање на досието и испраќање на offsite архива во Инбох.
Ние им понудивме едноставно и брзо решение на нивните секојдневни проблеми. Односно, им понудивме активната фаза на таквите досиеа, да се одвива на нивна локација но да биде управувана со нашата Cloud архивска апликација Envision.
4. Кои се најголемите бенефити од користењето на оваа индустрија, севкупно од услугите на Инбох?
- – Ќе бидам нескромен, но нашите клиенти се навистина импресионирани од тоа колку брзо им наоѓаме документ кој е
постар и е архивиран кај нас. Самите тие при споредба со истиот процес пред да соработуваат со нас, кажуваат дека им биле потребни многу часови, а некогаш и денови за да најдат документ. Со користењето на Cloud архивската апликација Envision – секој документ има своја адреса, свој назив, датум на создавање, датум на истек на важност. И кога нешто е организирано на таков начин, пронаоѓањето е прашање на секунди, а ефективноста на целиот процес е од незаменливо значење. Да се најде тоа што е потребно за најбрзо можно време е ултимативен бенефит како за било која организација така и за вработените кои се дел од таа организација.
Со користењето на Cloud архивската апликација Envision – секој документ има своја адреса, свој назив, датум на создавање, датум на истек на важност.
5. Кој е твојот личен став за оваа услуга, твојот допринос кон процесите, како и целокупното твое работење во Инбох?
- – За крај Би ве запрашал дали вие дома знаете каде ви се наоѓа првиот потпишан договор со некоја инситуција или сметката за струја можеби од пред една година? Од ова мислам дека можете да заклучите кое е влијанието на Cloud апликацијата Envision на многу поголеми размери од нашите домашни ;). Секогаш кога сакам да ја објаснам мојата работа во Инбох, никогаш не би сакал да се изјаснам еднодимензионално. Напротив секогаш сакам да размислувам дека целиот допринос како мој така и на целиот тим им помага на вработените во компаниите кои што ни се клиенти да можат целосно да се фокусираат на нивната примарна дејност, без да губат скапоцено време претурајќи документи по полици, рафтови и фиоки. Сатисфакцијата на клиентите е мое лично достигнување.
Напротив секогаш сакам да размислувам дека целиот допринос како мој така и на целиот тим им помага на вработените во компаниите кои што ни се клиенти да можат целосно да се фокусираат на нивната примарна дејност.