Зборуваме за вредноста на информациите, кои независно од кој сектор или индустрија се, во себе носат потенцијална вредност. Во фокус на темата е Никица Стаменковиќ – Раководител на сектор за Физичка архива и логистика, кој ни кажува повеќе за трајната документација, односно документи кои трајно се чуваат и се клучни за една организација. Независно приватен/јавен сектор.
1. Што се спаѓа во категорија “Трајна документација„? Што се случува со јавен архивски материјал, што со приватниот?
Трајна документација или стручно кажано Архивски материјал претставува целокупниот изворен и репродуциран документарен материјал од трајна вредност. Архивскиот материјал изворен и репродуциран (пишуван, цртан, печатен, фотографиран, филмуван, аудовизуелизиран, механографиран, електронски, дигитално, оптички или на друг начин забележан) е материјал од трајна вредност кој е од значење за Република Македонија, науката, културата, имателите како и за други потреби.
Архивски јавен материјал е материјал создаден во работата на државните органи, институции, јавните установи итн. Јавниот архивски материјал е целокупниот изворен материјал од трајна вредност кој е од значење за државата, науката, културата, имателите, како и за други потреби. Архивскиот материјал се чува трајно.
Приватен архивски материјал е материјал кој настанал во работата на приватните правни и физички лица кои вршат дејност, услуги или слободни занимања.
Во категоријата Трајна Документација или Архивски материјал спаѓаат повеќе типови на документи, а од нив ќе издвоиме неколку: документите за основање, регистрација и статусни промени, деловодни книги, договори за купување на недвижности, пресуди и решенија за стекнување сопственост, спогодби, техничка документација, урбанистички согласности, одобренија за градење, решенија и други материјали од имотно правен карактер, матични книги на вработените и досиеја на раководниот кадар, биланси, пресметки за плати, документи од државна историска вредност итн.
2. Дали трајната документација е тајна документација?
Трајната документација сама по себе не е тајна документација, освен одредени типови на трајна документација кои содржат податоци кои би можеле да бидат по штета на државата и тој Архивски материјал се издава со посебна дозвола и реверс за нивно користење.
Трајната документација сама по себе не е тајна документација
Трајната документација уште при процесот на одбирање на архивскиот од документарниот материјал, најдобриот примерок или на друг начин умножен примерок ад архивскиот материјал, означен како прв примерок-оригинал, посебно се означува со штембил „Архивски Примерок“. Архивскиот материјал означен како „Архивски примерок” се дава на користење за службени цели во форма на копија, а по исклучок се дава во оригинал со реверс, кога треба да послужи како доказно средство пред надлежни органи. Исто така се прави и класификација и се евидентира посебно за да се обезбеди доверливост на самиот архивски материјал, при што освен архивскиот знак и деловодниот број на документот содржи кратенка за степенот на класификација.
Имателите на трајна документација носат голема одговорност за зачувување на информациите кои се содржани во трајните документи. Тие што ја препознаваат таа одговорност и ја почитуваат превземаат мерки за минимизирање на сите ризици од нејзино уништување.
3. Што доколку по некој немил настан трајната документација на една организација е уништена (физички уништена, украдена) и како до превентива да не дојде до нејзино перманентно губење?
Трајна документација –да се зачува нешто долги години т.е засекогаш е голема одговорност, времето е фактор на ризик и тешко може да се предвиди што се ќе се случува 10, 20 или 100 години од денеска.
Имателите на трајна документација носат голема одговорност за зачувување на информациите кои се содржани во трајните документи. Тие што ја препознаваат таа одговорност и ја почитуваат превземаат мерки за минимизирање на сите ризици од нејзино уништување.
Најдобар начин да се заштити вредноста на трајната документација е да се РЕПЛИЦИРА во најмалку 3 копии, во најмалку 2 различни формати кои се чуваат на најмалку 2 одвоени локации. На пример, доколку документите се дигитализираат и се создаде копија во висока резолуција, или се микрофилмуваат , и трите копии во различни формати се чуваат на 3 различни локации, веројатноста да настане уништување на информацијата е минимална. Без разлика на било кој ризичен настан, една копија според теоријата на веројатност секогаш ќе остане безбедна и може да биде основа за понатамошно размножување.
Кога навистина ќе настане оштетување, се зависи од степенот на оштетеност. На пример, доколку се работи за делумно уништена документација со процес на реставрација голем дел од информациите можат да се вратат, но доколку е целосно уништена, а документација претходно не била умножена, не била префрлена на неконвенционален медиум (дигитализирана, микрофилмувана итн.), за жал не може ништо да се направи.
Таков пример е зградата на Претседателството на Босна и Хецеговина, во која има три депоа на Државниот Архив на Босна во кој имало документи од важен историски карактер, кој во 2014 година при протест беше запалена зградата на Претседателството на БиХ, а во кој настрадаа и споменатите депоа, во кој беше целосно уништена 10% од трајната документација.
4. Кажи ни повеќе за управување и чување на трајната документација?
Како што споменав претходно, уште при самото одвојување на Архивскиот од документарниот материјал, имателите се должни да го чуваат во изворна форма и во законските рокови да го предадат на трајно чување во Државниот архив (Иматели на јавен Архивски материјал). Користење на Архивскиот материјал се дава во форма на копија означена како Архивски примерок или доколку оригиналот не е умножен се дава на реверс во кој стои датум на задолжување и рокот за враќањето на предметот; потпис на службеното лице кое го зема предметот, со ознака на организационата единица во која работи и на овластеното службено лице во архивата при задолжување. За издадените документи со реверс се води книга за реверси. По враќањето на документот во архивата, реверсот се поништува. Дадениот материјал на реверс може да се задржи најмогу до истекот на крајот на наредната година.
5. Дали Инбох чува трајна документација? Кои биле твоите најголеми предизивици?
Да, чуваме трајна документација од повеќе клиенти. За да нема забуна, ние чуваме само трајна документација од ПРИВАТНИ ИМАТЕЛИ. Тоа секогаш се случува по избор на Имателот. Имателот самиот ја носи одговорноста за чувањето и заштита на тој материјал што за него има трајна вредност. Тој прави проценка, дали може да создаде услови за трајна заштита на материјалот или не може. Инбох ги нуди сите опции. Ние советуваме прво и основно да се создаде работна копија од документот која може понатаму да се реплицира и да се чува во 2 различни формати на 2 различни локации. За заштита на трајната документација, имаме и архивско сеф депо кое е под постојан видео надзор, регулирана влажност и температура, врвни безбедноси мерки и истото е предвидено за чување на чувствителна документација.
Имателот самиот ја носи одговорноста за чувањето и заштита на тој материјал што за него има трајна вредност. Тој прави проценка, дали може да создаде услови за трајна заштита на материјалот или не може.
Главниот предизвик уште со започнувањето со работа во Инбох, беше да му помогнам на македонското бизнис општество пред се да ја подобри организациската култура на управување на архивата, да ја осознае вредноста на податоците кои една организација ги поседува и да допринесам кон тоа истите да бидат правилно управувани согласно закон и стандарди
Во однос на предизвиците, како историчар-архивист, како личност која си ја сака и верува во својата работа, главниот предизвик уште со започнувањето со работа во Инбох, беше да му помогнам на македонското бизнис општество пред се да ја подобри организациската култура на управување на архивата, да ја осознае вредноста на податоците кои една организација ги поседува и да допринесам кон тоа истите да бидат правилно управувани согласно закон и стандарди. Низ моето досегашно работење имам извршено обуки за канцелариско архивско работење во 80 комапнии, изработени преку 150 Планови и листи на архивски знаци и водено голем број на проекти за организирање на архивата. „