ДИГИТАЛНА АРХИВА

Кај дигиталното архивирање не станува збор за складишен простор, туку за интегритетот на зачуваните информации, за валидните и одржливи формати на документите и обезбеден пристап со ревизорски патеки на употреба.

Digital Office е светски валидна платформа за ДИГИТАЛНА АРХИВА која ги почитува следниве 5 принципи:

• Пристапност
• Употрелибост
• Интегритет
• Автентичност
• Издржливост

Digital Office има вградени барања за eIDAS и MoReq2 и стандардно е компатибилна со GDPR.

„Валидно дигитално архивирање е процес на соработка кој може да се изврши само со доверливи даватели на услуги.

Кога или Што не е валидно само според вашето тврдење за истото, тоа се потврдува само преку доверливите даватели на услуги кои го потврдуваат истото во исто време.

Работата на Digital Office е да ги зачува документите и нивните вградени елементи на валидност“

 

Вградена автоматизација

Автоматска ДОЛГОРОЧНА КОНВЕРЗИЈА

 

Интегритетот и издржливоста на документот се зачувани со форматот на датотеката каде што најчесто користен формат е PDF/A-3.

Digital Office има вградена автоматска алатка за долгорочна конверзија што го трансформира секој формат на документ во одржливи и валидни PDF/A-3 формати пред да ги зачува во долгорочната архива. Форматите PDF/ A2 и A3 се формати кои овозможуваат одредени ставки да се вметнат во документот и/или да создадат врска со ставките што може независно да се потврди. Дигитален потпис и временски печати се ставки што можат да се вметнат и/или поврзат.

Можете да зачувате и да заверите кој било формат на дигитален документ, освен документи како технички цртежи, видео датотеки, слики итн.

 

Автоматско внесување

Digital Office е отворена API платформа дизајнирана со императив за соработка.

Можете да дефинирате правила и процеси за „Кој“ „што“ и „кога“ и ќе го извршува работниот тек за архивирање со едноставни системски интеграции. Исто така, може да преземaте документи од назначените е-пошти или автоматски да ги превземате од вашиот скенер.

Или можете да ја користите вашата мобилна апликација DO за да го фотографирате документот, а тој ќе биде пренасочен и форматиран во Digital Office и ќе чека да потврдите дали сакате едноставно да го „зачувате“ во папка или да го архивирате во „ дигитална архива“.

Кај дигиталното архивирање не станува збор за складишен простор, туку за интегритетот на зачуваните информации, за валидните и одржливи формати на документите и обезбеден пристап со ревизорски патеки на употреба.

Digital Office е светски валидна платформа за ДИГИТАЛНА АРХИВА која ги почитува следниве 5 принципи:

• Пристапност
• Употрелибост
• Интегритет
• Автентичност
• Издржливост

Digital Office има вградени барања за eIDAS и MoReq2 и стандардно е компатибилна со GDPR.

„Валидно дигитално архивирање е процес на соработка кој може да се изврши само со доверливи даватели на услуги.

Кога или Што не е валидно само според вашето тврдење за истото, тоа се потврдува само преку доверливите даватели на услуги кои го потврдуваат истото во исто време.

Работата на Digital Office е да ги зачува документите и нивните вградени елементи на валидност“

 

Вградена автоматизација

Автоматска ДОЛГОРОЧНА КОНВЕРЗИЈА

 

Интегритетот и издржливоста на документот се зачувани со форматот на датотеката каде што најчесто користен формат е PDF/A-3.

Digital Office има вградена автоматска алатка за долгорочна конверзија што го трансформира секој формат на документ во одржливи и валидни PDF/A-3 формати пред да ги зачува во долгорочната архива. Форматите PDF/ A2 и A3 се формати кои овозможуваат одредени ставки да се вметнат во документот и/или да создадат врска со ставките што може независно да се потврди. Дигитален потпис и временски печати се ставки што можат да се вметнат и/или поврзат.

Можете да зачувате и да заверите кој било формат на дигитален документ, освен документи како технички цртежи, видео датотеки, слики итн.

 

Автоматско внесување

Digital Office е отворена API платформа дизајнирана со императив за соработка.

Можете да дефинирате правила и процеси за „Кој“ „што“ и „кога“ и ќе го извршува работниот тек за архивирање со едноставни системски интеграции. Исто така, може да преземaте документи од назначените е-пошти или автоматски да ги превземате од вашиот скенер.

Или можете да ја користите вашата мобилна апликација DO за да го фотографирате документот, а тој ќе биде пренасочен и форматиран во Digital Office и ќе чека да потврдите дали сакате едноставно да го „зачувате“ во папка или да го архивирате во „ дигитална архива“.

 

Мета Податоци

Чувањето документи има значење и вредност само ако можете да ги најдете кога ви се потребни.

Индексирањето е процес во кој уникатните точки на метаподатоците се извлекуваат од документот и се вградуваат и/или поврзани со него. Ова се вашите „клучни“ зборови за пребарување.

Digital Office е интегрирана со серверите за обработка на податоци на нејзината матична компанија INBOX и може автоматски да ги извлече метаподатоците од документот или можете да креирате форма за снимање податоци и да го направите тоа рачно.

Сепак, вие одлучите како ќе го сторите тоа, ние ќе се погрижиме да биде легално и заверено.

Автомтски временски печат

Digital Office е поврзана со доверливи даватели на услуги на временски печати и секогаш кога вие или некој наследен систем го извршува работниот тек за дигитално архивирање, таа создава врски со доверливиот давател на услуги на временски печати и „вметнува временски печат“ на архивираните документи.

Никој не може да го оспори постоењето на конкретниот документ од тој момент наваму. Тој има потврден временски печат.

Кодот за задржување или се доделува преку работниот тек или го избирате рачно и се е комплетирано.

 

Интегрирано дигитално потпишување

Тешко е да се замислат валидни документи без валиден потпис. Истото важи и за дигиталните документи, потребен им е дигитален потпис за да бидат валидни документи. Дигиталниот потпис е вграден и/или поврзан со одреден документ, а вашата дигитална архива треба да има можност да го види, да го поврзе и да ја зачува валидноста при складирање на документот.

Дојдовните документи ќе имаат дигитален потпис, така што процесот е едноставен, проверете и архивирајте.

Појдовен документ, како фактури и предлози, ќе треба прво да се потпише, а потоа да се испрати. Digital Office има Cloud за интеграција на серверот за потпишување и можете да потпишете 1 или 1 милион документи со еден клик. Ќе го вгради потписот, ќе го испрати до примачот и ќе зачува копија во дигиталната архива со појдовен временски печат.

 

Напредно пребарување

Лесно ПРЕВЗЕМАЊЕ НА ДОКУМЕНТ

Откако системот ќе потврди дека сте овластени да прегледувате документи, наоѓањето документи во Digital Office е брзо и лесно.

Едноставно одете во ПОЛЕТО ЗА ПРЕБАРУВАЊЕ и напишете клучен збор, и флексибилните пребарувачи ја вршат работата за вас. Додадовме паметни филтри по време и формат на документи, а исто така можете да изберете филтри за метаподатоци или опсег на податоци.

 

Пребарувајте од ВАШИОТ ОСНОВЕН систем

Digital Office е отворена API платформа и ви дава можност да се поврзете и складирате документи за други системи внатре. Повеќето од компаниите не чуваат податоци во нивните ERP или CRM платформи, тие ги складираат во Архива и добиваат само ЛИНК до документот.

Ние ќе ви ги обезбедиме методите REST API и вашето техничко лице лесно ќе знае како да ги ПРЕЗЕМЕ документи и да ги прикаже во вашиот ОСНОВЕН систем.