Digital mail room

Документите во една организација се или интерно креирани или доаѓаат по пошта како влезна документација. Како постапувате Вие кога добивате нова пошта?

Во стандарден архивски процес, го отварате Вашиот деловодник, ја заведувате влезната пошта и ја распоредувате до наведените примачи. Најчесто, никој не води евиденција кој што доставува во организацијата. На крајот од денот, влезните документи најчесто се движат насекаде во организацијата и завршуваат во различни канцеларии, кај вработени кои не се авторизирани да ги чуваат или да оперираат со тие документи. Во своето движење, документацијата се губи, се злоупотребува или се краде. Крајната точка е дека Вие немате контрола над овие документи. Но има подобар начин!

Дигитална пошта. Кога имате нов маил/пошта, документот што го содржи, ако не е маркиран за “лична достава” или “строго доверливо”, ќе биде скениран на рецепција и автоматски прикачен во Е-регистарот. Е-регистарот ќе го дистрибуира во електронска форма на маил до крајниот примач, додека оригиналниот документ ќе биде доставен директно до архивата, односно просторот за складирање на документација. Тоа што го правиме, го одделуваме документот како физички медиум од информацијата која што истиот ја содржи. Информацијата се дистрибуира до примачот, но оригиналниот документ нема да се движи низ организацијата. Тоа што Ви го овозможуваме со ова услуга е:

  • Целосна контрола на Вашата влезна пошта/е-маил
  • Интеграција на Вашата електронска и физичка пошта
  • Централен депозитар на сите Ваши влезни и излезни документи
  • Лесен пристап од секоја локација за тековна и мината пошта.
Вие добивате ефикасна дистрибуција на информации и безбедна архива!